Story: Akuntan Proyek I

Boarding House for Action

Proyek yang pendanaannya dibantu dari grant atau hibah EU (European Union) banyak jenisnya. Salah satunya yang saya jalani bergerak dibidang pengelolaan Energy atau Energy Manager. Ups, walaupun saya baru bergabung saat projeknya sudah tutup dan kontraknya saya hanya untuk 3 bulan dan diperpanjang satu tahun satu bulan.

Pendanaan EU untuk Beneficiary (penerima grant) diatur dalam perjanjian (agreement) antara EU dan Beneficiary. Perjanjian ini terdiri dari beberapa annexs, seperti:deskripsi projek,kondisi umum yang berlaku di komunitas Eropa tentang kontrak hibah untuk aksi eksternal, budget proyek, Kontrak - prosedur hibah, Permintaan pembayaran standar dan format identifikasi keuangan, model laporan naratif dan laporan keuangan, model laporan temuan faktual dan TOR (Term of Reference) untuk verifikasi ekternal pengeluaran biaya yang menggunakan dana hibah dari EU.

Selain agreement, hal lain yang lebih penting dan lebih singkat penjelasannya tertulis dalam Special Condition. Dengan adanya perjanjian tersebut, dana yang mereka hibahkan diharapkan digunakan sebaik-baiknya, tidak ada fraud dan bukan juga dana untuk dinikmati. Konsepnya dirancang agar dana tersebut dapat membantu Beneficiary dan para partners berhasil menjalankan proyeknya.

Terlepas sedikit dari aktifitas teknis proyek, bagian yang sedikit rumit yaitu yang mengurusi keuangan beserta dokumen – dokumennya. Dalam proyek yang dananya dari EU, akuntan harus melihat secara detail dokumen – dokumen, tanda – tangan, nama personel, jumlah gaji yang diterima masing – masing orang yang terlibat dalam proyek dan memperhatikan nilai uang yang paling besar sampai paling kecil yang sudah dikeluarkan berdasarkan bukti – bukti transaksi yang diberikan oleh Beneficiary dan para partners.

Well…kalimat “serahkan saja semuanya ke akuntan!” jadi hal yang sering saya dengar pada saat saya sedang tidak jadi akuntan. Akuntan jadi ujung tombak dana tersebut diakui atau tidak diakui (eligible atau ineligible) oleh EU, salah satu cara menyimpan baik – baik semua dokumen – dokumen keuangan dan rajin serta teliti melihatnya. Nah, contohnya: 

• Slip gaji, ditanda tangani oleh siapa saja (yang membuat, yang menyetujui dan yang menerima). Rincian gaji juga harus jelas, harus ada potongan pajaknya, rincian tunjangannya, dll. Slip gaji yang tidak kelihatan seperti slip gaji, bisa dianggap tidak eligible.
• Kontrak kerja, siapa yang menandatangani kontraknya, tanggal berapa kontrak dibuat, durasi kontraknya berapa lama dan apakah gaji yang disebutkan di kontrak nilainya sama dengan yang ada di slip gaji. Nah, salah tanggal kontraknya saja bisa berakibat fatal (misalnya; tanggal kontrak 12 July 2012, namun kontraknya berdurasi Desember 2010 – Januari 2014, hmm?).
• Timesheets, yang isinya laporan harian yang harus dibuat oleh orang – orang yang terlibat dalam proyek yang isinya jumlah jam kerja harian, bulanan dan tahunan beserta deskripsi singkat apa yang dikerjakan per hari. Tidak mengisi deskripsi harian di timesheets akibatnya timesheet dipertanyakan asli atau hanya dibuat – buat.
• Per diem, tidak cukup hanya dengan bukti tanda terima per diem saja. Per diem atau uang travel yang diberikan untuk personel yang melakukan perjalanan ke luar negeri atau luar kota harus dilengkapi dengan daftar hadir (attendance list) pada saat workshop berlangsung atau boarding pass pulang dan pergi.

Pastikan semua dokumen yang asli tersimpan baik, dan harus ada yang di scan dan yang di foto kopi. Nah, jadi ingat setiap orang akan selalu membeli barang – barang yang sama dalam hidupnya, begitu juga pekerjaan akuntan akan terus menerima bukti, men- scan bukti tersebut dan harus dipastikan juga bukti tersebut ada foto kopiannya. Sudah siap menjadi akuntan yang harus selalu siap menjawab bukti ini ada atau tidak, tanggal berapa yang dibayar untuk yang ini dua bulan yang lalu ataupun empat tahun yang lalu, siapa yang menandatangani kontrak staff yang ini? Atau berapa yang dibayar untuk partner ini pada hari pertama proyek dimulai?

Nah, saat semuanya selesai, lalu apa? Mungkin ada yang bilang, “at the end, nothing”. Apakah kata-kata itu berlaku untuk semuanya atau hanya untuk akuntan. Berapa persen dalam jiwa seorang akuntan untuk menjadi akuntan? Jika jawabannya 50%, maka lebih baik pikirkan mana yang terbaik. Jika jawabannya 100%, maka pasti akan berlaku you gonna stay in office, mungkin 60 – 80% akan lebih baik dan berharaplah agar tidak terdengar kalimat “serahkan saja semuanya ke akuntan!”.  Walaupun kerjaan sudah selesai dan audit responses sudah diserahkan ke auditor dan akhirnya akan jadi nothing, namun tidak bagi – Nya, Allah, maka ber-do’a saat memulai dan mengakhiri pekerjaan agar apa yang dikerjakan menjadi berkah. Amien.  My own learning to share to you, readers.