Story: Akuntan Proyek II

Sweet Puri Casablanca

Alhamdullilah audit sudah selesai. Audit yang baru selesai ini dilakukan oleh auditor yang ditunjuk oleh European Union (EU) karena EU yang mendanai proyek ini.

Auditornya sudah menyerahkan hasil temuan mereka dalam bentuk draft report financial findings sebanyak 55 halaman. Mereka datang satu bulan setelah leading partner (LP) menyerahkan laporan teknis, laporan keuangan dan laporan verifikasi auditor ke EU. Mereka ini adalah eksternal auditor asing yang ditunjuk oleh EU untuk memeriksa ulang semua penggunaan dana proyek dari tahun 2010 sampai dengan 2014.

Saat pertemuan awal. Auditor meminta LP untuk menyiapkan: kontrak kerja para personel yang terlibat dalam proyek, slip gaji, timesheets, daftar hadir workshops, laporan dari workshop/meetings, invoices, bank statement, dll. Yang mereka inginkan semua dokumen yang dimiliki LP sesuai dengan kontrak LP dan EU. Menurut J.P Russels “the audit criteria are the standard, procedures, regulations or objective the organization was audited againts. The criteria represent requirement the organization must comply with”.

Temuan Audit

Tanggal 22 Oktober sampai 05 November 2014, audit dihentikan sementara karena auditor menemukan 37% pengeluaran leading partner error. Ringkasan temuan diserahkan ke leading partner. Dengan dihentikan sementara audit, auditor meminta leading partner menemukan dokumen – dokumen yang tidak ada, khususnya dokumen pengeluaran partners dan slip gaji. Mereka ingin jumlah yang di klaim leading partner memiliki supporting dokumen sesuai dengan kontrak. Setelah satu bulan, mulai tanggal 01 – 04 December 2014, auditor datang melanjutkan audit dan membatasi  03 Desember hari terakhir mereka menerima semua dokumen. Dan, pada tanggal 05 Desember 2015, auditor menyerahkan temuan yang isinya:

•  Ringkasan isu – isu dan pengaruhnya pada keuangan
• Aide – memoire; jumlah budget dan jumlah aktual yang sudah diterima leading partner.
• Isu – isu internal control  dan compliance  (hal – hal yang seharusnya dipenuhi) oleh leading partner.

Nah, setelah dua bulan lebih seminggu, tepatnya 13 February 2015, auditor mengirimkan draft report financial findings sebanyak 55 halaman yang isinya mengejutkan para implementing partners dan leading partner. Mengejutkan karena isinya dinilai sangat merugikan dengan total biaya yang tidak diakui sampai 39% dari total biaya yang di klaim. Well, setelah proyek berakhir, jadi awal yang baru lagi bagi leading partner dan para implementing partners berjuang memberikan komen ke auditor agar 39% tersebut bisa dikurangi, ya pastinya karena uangnya juga sudah digunakan pada periode proyek.

Tujuan auditor ada dua, yaitu:

• Ingin mengetahui apakah laporan keuangan leading partner, pengeluaran aktualnya dan pendapatan yang diterima dari proyek sesuai dengan kondisi kontrak antara leading partner dan EU.
• Ingin mengetahui apakah dana proyek yang diberikan EU digunakan sesuai dengan kondisi kontrak antara leading partner dan EU.

Dari dua tujuan tersebut, auditor menyimpulkan bahwa gaji yang diterima oleh para personels yang terlibat dalam proyek tidak sesuai dengan kondisi kontrak leading partner dan EU. Selain gaji, temuan keuangan lainnya yaitu pertukaran nilai mata uang yang salah, dokumen tidak lengkap/kurang, penyesuaian biaya administrasi dan tidak ada pelaporan pendapatan dari proyek. Selain temuan keuangan, temuan lainnya berkaitan dengan internal kontrol yang kurang dan isu tentang hal – hal yang seharusnya dipenuhi namun tidak dipenuhi oleh leading partner, misalnya tidak ada laporan kontribusi keuangan dari partners untuk proyek.

Setelah mengirim draft report financial findings nya, auditor memberikan kesempatan 15 hari bagi leading partner dan para implementing partners untuk memberikan komen/respon pada temuannya.  Uniknya, auditor umumnya menemukan hal yang sama untuk para implementing partners yaitu adanya double salary yang diterima oleh para personels proyek. Namun para implementing partners memiliki ciri khas masing – masing dalam sistem penggajian mereka. Dan auditor tetap menganggap gaji yang diterima oleh para personels proyek tidak sesuai dengan kondisi kontrak leading partner dan EU, karena dana hibah dari EU ini dirancang dengan konsep membantu para partners dalam pembayaran gaji yang persentase tertentu dananya boleh diambil dari dana hibah EU tersebut.

Temuan Keuangan Para Partner

Temuan Audit untuk Leading Partner

Meskipun leading partner terlepas dari dugaan double salary, namun di tahun pertama auditor menemukan klaim yang lebih besar untuk gaji PD dan PM jika dilihat dari slip gaji mereka. Untuk memberikan respon ke auditor, saya harus memeriksa dokumen – dokumen di tahun 2010, berawal dari pertanyaan Project Advisor, biaya apa saja yang dibebankan untuk dua orang tersebut selain gaji. Setelah dapat informasi ada biaya – biaya lain sepert: housing allowances, water & electricity, komunikasi dan bonus (gratuity), maka saya mulai mencari bukti – bukti biaya tersebut. Memang benar, klaim biaya HR yang besar dari gaji karena leading partner juga memasukkan biaya – biaya tersebut dalam laporan keuangan tahun pertama yang persentase tertentunya akan ditanggung oleh dana hibah EU. Dan juga, leading partner melakukan kesalahan pada penulisan biaya yang seharusnya untuk posisi PC namun diletakkan pada posisi PM. Sehingga klaim menjadi lebih besar karena PM memiliki waktu kerja 12 bulan dalam setahun, berbeda dengan PC yang gajinya lebih tinggi namun waktu kerjanya tidak boleh melebihi 6 bulan dalam setahun. Memberikan respons ke auditor tentang hal ini harus menggunakan strategi, dengan tidak mengubah format temuan mereka. Respon leading partner harus ke arah “memperbaiki” (corrective). Setelah dikoreksi, biaya yang tidak diakui menjadi lebih kecil.

Temuan Audit untuk Implementing Partner A

Hanya administrator proyek yang total gaji nya diakui dari tahun pertama sampai tahun terakhir karena administrator tersebut adalah konsultan luar yang khusus dipekerjakan untuk proyek, bukan staff tetap organisasi A. Personel lainnya seperti CC, CE dan EO tidak diakui karena mereka staff tetap proyek dan auditor menganggap mereka menerima dua gaji yaitu gaji dari organisasi A dan gaji dari proyek. Hal ini juga didukung oleh temuan: 

1. Pada slip gaji tidak ada pemotongan ausransi kesehatan dan sosial.
2. Ada pajak pendapatan 10%  yang ditulis pada slip gaji namun tidak ada bukti bahwa pajak tersebut dibayar ke otoritas pajak.
3. Tidak ada bukti pembayaran.

Respon dari organisasi A terhadap temuan ini, memang benar mulai tahun 2010 ada beberapa personel mereka yang bekerja paruh waktu untuk proyek. Namun, pada tahun 2011, personels tersebut meninggalkan Organisasi A untuk membentuk organisasi B. Artinya, kini mereka bukan lagi staff tetap organisasi A, namun sudah menjadi konsultan luar dari organisasi A. Nah, untuk kelancaran proyek, para personel tersebut tetap bekerja untuk proyek walaupun sekarang bekerja untuk organisasi B. Mereka menerima remunerasi dari proyek yang total aktualnya seperti yang di klaim ke LP. Mereka menerima gaji dari organisasi B, dan segala hal yang berhubungan dengan pembayaran asuransi kesehatan dan sosialnya ditanggung oleh organisasi B. Kesimpulannya para personels tersebut tidak menerima dua gaji karena status mereka bukan lagi staff tetap organisasi A.

Namun, gimana biaya HR mereka di tahun 2010? Saat belum membentuk organisasi B di tahun 2011? 

Bersambung ke..... Story: Akuntan Proyek III