Story: Akuntan Proyek IV

Temuan Audit Implementing Partner E

I love the colorful light

Organisasi E adalah organisasi yang menyediakan tiga orang ahli untuk proyek. Auditor menemukan bahwa sejumlah tertentu gaji yang diklaim oleh salah satu ahli tidak ada bukti pembayarannya dan mereka setuju dengan temuan auditor.

Temuan Audit Implementing Partner F

Pada implementing partner F, auditor menemukan:

1. Dari total gaji yang di klaim, hanya jumlah tertentu yang ada dokumen pendukungnya.
2. Personel A dikontrak sebagai CE namun di timesheet personel tersebut juga sebagai CC. Dan ditahun pertama personel A mengklaim telah bekerja 13 bulan, yang seharusnya maksimal kerja satu tahun adalah 12 bulan. Dan gaji yang diterima melebihi batas, waktu kerja diklaim lebih besar dari budget 75%.
3. Personel B juga telah mengklaim waktu kerjanya lebih dari budget 41,67%.
4. Kontrak untuk beberapa personel tidak ada.
5. Pada tahun pertama, administrator telah mengklaim waktu kerjanya satu tahun 17 bulan.
6. EO proyek menerima gaji melebihi batas tertentu dan pada tahun ketiga EO mengklaim telah bekerja 12.22 bulan kerja selama satu tahun dan waktu kerja yang di klaim melebihi budget 25%.
7. Pada slip gaji ada pemotongan untuk zakat pendapatan, tabungan haji dan yayasan pembangunan ekonomi Islam Malaysia yang menurut auditor hal tersebut tidak disebutkan dalam kontrak.

Respon dari organisasi F, tentang dokumen pendukung yaitu slip gaji yang belum diserahkan sudah dikirim ke leading partner. Tentang persomel A, telah menduduki posisi CC sejak awal proyek, dan ditahun 2011 posisi CC diberikan untuk personel B dan personel A menduduki fungsi CE. Tentang jam kerja, personel A menegaskan total jam kerja 1,900 jam dan jika satu hari jam kerja 8 jam dan satu bulan 22 hari, maka total bulannya menjadi 10.9 bulan. CC dan CE mengklaim waktu kerja lebih besar dari 75% dan 41.67% hal ini terjadi karena mereka sangat serius menjalankan pekerjaan mereka, dan jumlah yang didapat dari leading partner tidak menjadi masalah bagi mereka walaupun masih dibawah budget. Tentang gaji yang melebihi batas, mereka mengatakan semua slip gaji sudah diserahkan pada leading partner. Kontrak kerja beberapa personel yang tidak diserahkan karena para personel tersebut hanya bekerja sampai tahun 2010 dan tidak ada pembaruan kontrak kerja.

EO menerima gaji melebihi jumlah tertentu karena gajinya adalah gaji aktual staff setelah 4 tahun. Contohnya, pada January 2014 gajinya lebih besar dan pada Januari 2010 gajinya lebih kecil. EO mengklaim telah bekerja 12.22 bulan pada tahun ketiga, hal ini dibantah oleh organisasi F dengan mengkoreksi bahwa di tahun ketiga, EO bekerja 3.85 bulan pada awal semester dan disemester kedua bekerja 8.99 bulan. Jika waktu yang diklaim melebihi budget 25% karena dalam proyek ini, meskipun EO dibudgetkan untuk 3 bulan selama satu tahun, organisasi F harus mempekerjakan EO penuh waktu karena harus mengelola 20 sesi event, karena alasan ini EO harus bekerja penuh waktu 12 bulan per tahun.

Tentang zakat pendapatan dan tabungan haji yang tidak disebutkan dalam kontrak, mereka menjawab bahwa hal tersebut keinginan dari para personel dan komitmen mereka dan proyek ini tidak bisa melakukan apapun terhadap hal tersebut.

Temuan Audit untuk Implementing Partner G

Temuan auditor untuk implementing partner G:

1. PA tidak ada kontrak kerja, sehingga gaji yang di klaim tahun 1 dan 2 tidak diakui.
2. Timesheet CC tahun keempat 10.08 bulan, namun 11.18 bulan di klaim di laporan keuangan. Begitu juga di tahun kedua menunjukkan 8 bulan bekerja di timesheet, namun 10 bulan yang di klaim di laporan keuangan.
3. Jumlah yang harus dibayarkan untuk CC sudah melebihi budget dan seharusnya delegasi EU diinfokan tentang hal ini, hal yang sama juga terjadi pada posisi EO.
4. CC adalah CM di organisasi G dan kontraknya menyatakan bahwa ia adalah konsultan yang dikerjakan untuk proyek ini, namun kenyataannya dia melanjutkan bekerja untuk organisasi G meskipun proyek ini sudah selesai.
5. EO sebagai DCM organisasi G, namun kontrak kerjanya adalah konsultan yang dipekerjakan untuk proyek ini karena tanggal kontrak sama seperti durasi proyek.

Respon dari organisasi G, telah setuju dengan temuan auditor bahwa gaji PA yang di klaim tidak diakui. Timesheet CC tahun keempat yang di klaim 11.18 bulan, bahwa memang benar LP memasukkan jumlah tersebut setelah dihitung manual walaupun akhirnya harus di klaim 10.08 bulan sesuai yang tertulis di timesheet dan tentang tahun kedua, organisasi  G menegaskan bahwa memang benar 10 bulan bekerja seperti yang di klaim di laporan keuangan. Tentang kenaikan gaji CC ada dua alasan: 1) proposalnya disiapkan pada tahun 2009 ketika nilai tukar THB/EUR lebih besar, selama implementasi proyek, nilai tukar THB/EUR lebih kecil dan nilai EUR lebih besar dan menaikkan gaji aktualnya; 2) aktivitas yang dilakukan pada tahun keempat dinamakan juga aktivitas tambahan sehingga CC menghabiskan lebih banyak waktunya untuk proyek dan semuanya sudah dilaporkan dalam timesheets.

Jumlah gaji EO meningkat hal ini sudah dilaporkan oleh leading partners pada delegasi EU karena yang diinginkan oleh EU adalah pelaporan biaya aktual. Temuan keuangan lainnya:

1. Kesalahan dalam menukar nilai mata uang terhadap 218 transaksi – transaksi dari 6 partner sehingga terjadi pelaporan kelebihan klaim. Leading partner setuju dengan temuan auditor.
2. Ada dokumen – dokumen yang tidak lengkap. Leading partner memberikan respon per transaksi berdasarkan dokumen yang ada dan dokumen yang diserahkan oleh para partners.
3. Penyesuaian biaya administrasi
4. Auditor menyatakan bahwa sesuai dengan “Special Condition” dari grant contract, biaya indirect yang boleh di klaim oleh leading partner adalah 1.84% dari total biaya direct yang diakui. Namun leading partner telah mengklaim 7% dari indirect cost. Respon dari leading partner terhadap temuan ini bahwa biaya administrasi dikurangi dari 7% menjadi 1.84% saat negosiasi kontrak dengan EU karena EU menginginkan agar biaya wokshop dinaikkan, sehingga total biaya proyek meningkat dari jumlah yang tertulis di proposal. Untuk mempertahankan nilai original yang sudah diserahkan, maka LP harus mengurangi biaya administrasi, hal ini juga atas permintaan delegasi EU. Namun LP tetap berpendapat bahwa persentase ini bisa dinaikkan lagi ke tingkat 7% sebagaimana disebutkan dalam General Condition karena total biaya aktual proyek ini lebih rendah daripada biaya yang diperkirakan.
5. Pendapatan yang tidak dilaporkan.
6. Leading partner mengatakan bahwa memang benar tidak ada pendapatan yang dihasilkan dari pelatihan, hal ini karena pelatihan diberikan secara gratis pada partisipan dan tidak ada biaya yang dibebankan ke partisipan. Pelatihan ini juga dilakukan oleh pihak ketiga atas perjanjian CC proyek dengan pelatih yang sudah bersertifikat. Biaya workshop tidak ditanggung oleh partner proyek tetapi oleh pihak ketiga dan pendapatan yang dihasilkan dari biaya pendaftaran  peserta yang dikutip oleh pihak ketiga juga tidak dilaporkan karena ini bukan pendapatan untuk partner proyek.
7. Masih dihubungkan dengan pendapatan, auditor menyatakan bahwa karena tidak ada pendapatan yang dilaporkan, maka leading partner menyediakan dana untuk memastikan kontribusi keuangan 20% tercapai. Respon dari LP bahwa auditor salah mengartikan tentang kontribusi keuangan ini. Seluruh biaya yang dilaporkan oleh para partners sudah terjadi, termasuk gaji dan biaya – biaya direct (per diem, travel, sub contract service). EU memberikan hibah 80% dari biaya aktual, sehingga sisanya 20% sudah dibebankan ke partners. Artinya 20% ini adalah kontribusi keuangan aktual dari partner yang sudah terjadi. Namun format laporan keuangan yang diberikan oleh EU tidak mensyaratkan untuk membedakan mana biaya yang di cover oleh hibah EU dan mana biaya yang sudah menjadi kontribusi keuangan dari para partner. Sehingga total kontribusi keuangan dari para partner adalah perbedaaan antara total biaya aktual proyek dan hibah dari EU. 

Temuan Internal Kontrol.

Auditor menyatakan bahwa leading partner sebagai manager proyek yang bertanggung jawab dalam koordinasi proyek ini. Namun, dalam temuan keuangan ada banyak masalah pada para implementing partner, khususnya yang berhubungan dengan gaji. Masalah ini termasuk juga penggunaan unit rates yang salah, kekurangan dokumen – dokumen pendukung, tidak ada bukti pembayaran dan adanya perbedaan (discrepancies) pada timesheets.

Auditor memberikan rekomendasi bahwa kontrak antara leading partner dan para implementing partner harus memasukkan pedoman bagaimana mematuhi persyaratan EC (European Commission). Leading partner harus memberikan kontrol yang ketat dalam me-review seluruh biaya – biaya pada partner dan biaya – biaya yang memiliki dokumen pendukung yang lengkap yang sesuai dengan grant contract yang boleh digantikan.