Akuntan Proyek: Cara Melihat Reports Total Expenses di Intuit Quickbooks Online

Pada postingan sebelumnya saya menulis total biaya di google spreadsheet harus sama dengan total biaya di Quickbooks untuk bulan yang sedang berjalan. Berikut cara melihat laporan biaya yang sudah di input ke Quickbooks. Tekan menu "Report" yang ada disisi kanan dan tampilan layarnya akan seperti gambar (1)

Gambar (1)

Ini beberapa recommended report yang disajikan di quickbooks salah satunya yang paling sering dilihat Profit and Loss. Klik menu "Profit and Loss" yang terlihat pada layar maka tampilannya akan seperti gambar (2) berikut ini

Gambar (2)

Laporan Profit and Loss akan menampilkan total expenses yang ingin kita ketahui. Untuk lebih detailnya jika ingin melihat total expenses sesuai dengan bulan dan proyek yang ingin dilihat, maka klik menu "Customize" pada sudut kanan atas. Maka tampilannya akan seperti gambar (3)

Gambar (3)

Setelah terlihat tampilan seperti gambar (3), pilih report period misalnya 01 Desember 2017 s/d 31 Desember 2017. Kemudian pada menu "Donor" pilih nama donor yang sudah terdaftar dan klik "Run Report" dan hasilnya akan seperti pada gambar (4) & (5)

Gambar (4)

Gambar (5)

Pada gambar (4) & (5) terlihat total expenses bulan yang sudah dipilih. Ini adalah total biaya yang sudah diinput ke quickbooks. Karena saya juga menggunakan google spreadsheets untuk mencatat transaksi biaya harian, maka total biaya ini harus sama dengan yang tercatat di spreadsheets. Nah, jika angka total expenses ini berbeda antara spreadsheet dan quickbooks maka ada beberapa kemungkinan:

1. Ada biaya yang tercatat di spreadsheets yang belum diinput ke quickbooks, atau;
2. Ada biaya yang sudah diinput dari kantor pusat (headquaters) ke quickbooks yang belum tercatat di spreadsheets, 
3. Ada kesalahan pada proses rekonsiliasi
4. Ada kesalahan memasukkan biaya, misalnya pada saat menginput transaksi ke quickbooks tanpa sengaja dimasukkan ke proyek yang lain

Point kedua biasanya yang membuat saya harus lebih teliti memeriksa apakah ada tambahan biaya yang dicatat oleh akuntan di Headquaters, jadi harus sering dicek karena ini adalah Intuit Quickbooks Online, akuntan dimanapun yang memiliki akses akan sangat mudah untuk mengubah/merevisi dan juga para stakeholders internal seperti project manager akan mudah dan cepat mengakses informasi keuangan  yang disajikan.

Selamat beraktifitas semoga informasi ini berguna