Akuntan Proyek: Cara Rekonsiliasi di Intuit Quickbooks Online

Rekonsiliasi bank dapat diartikan sebagai proses penyesuaian informasi catatan transaksi kas menurut perusahaan dan menurut bank. Pada situasi pekerjaan saya, rekonsiliasi juga memiliki arti yang sama, yaitu menyesuaikan informasi catatan transaksi kas pada bank mandiri, spreadsheets & quickbooks. Jadi yang direkonsiliasi hanya transaksi yang berhubungan langsung dengan uang yang masuk dan keluar dari bank. Rekonsiliasi dilakukan agar catatan kas di spreadsheets & quickbooks jumlahnya sama dengan catatan di bank statement. Nah, untuk transaksi - transaksi yang tidak melibatkan kas, misalnya biaya-biaya yang terjadi dan diinput headquarter ke quickbooks tidak perlu direkonsiliasi karena biaya tersebut tidak melibatkan uang masuk dan uang keluar melalui bank di sub office. 

Sebelum melakukan rekonsiliasi langkah pertama sebaiknya disiapkan bank statement dan spreadsheets bulan berjalan. Salah satu fungsi spreasheets disini adalah tempat mencatat uang yang keluar dari bank, maka pastikan setiap transaksi uang keluar yang ada di bank statement sudah tercatat di spreasheets termasuk pajak dan biaya administrasi bank. 

Sebagai tambahan, terkait uang muka (advance) yang dikeluarkan pada bulan berjalan, jika advance belum dipertanggungjawabkan, maka belum menjadi biaya. Nah, apakah dimasukkan dalam proses rekonsiliasi pada akhir bulan jika advance tersebut akan dipertanggungjawabkan pada bulan berikutnya? Menurut saya,meskipun advance sudah menjadi uang keluar namun belum menjadi biaya, maka secara praktikal tidak memasukkan advance tersebut dalam proses rekonsiliasi. Sebaiknya rekonsiliasi dilakukan pada saat advance tersebut sudah menjadi biaya dan dipertanggungjawabkan beserta bukti - bukti transaksi pembayaran. Hal ini sangat memudahkan akuntan untuk mengetahui total biaya ril yang terjadi pada bulan berjalan.

Gambar (1)

Cara awal melakukan rekonsiliasi, klik menu "accounting" pada bagian kiri sehingga tampilannya seperti gambar (1). Kemudian untuk menampilkan laporan proyek yang akan direkonsiliasi, klik "view register" sesuai dengan proyek yang sedang dijalankan. Saya akan klik view register pada kolom angka 1080 dan tampilannya menjadi seperti gambar (2)

gambar (2)

Klik menu "Reconcile" dan tampilannya akan seperti gambar (3)

gambar (3)

Pada gambar (3) isi kolom "Ending Balance" dan "Ending Date". Saya mengisi ending balance nya $21,837.13 ini adalah saldo akhir dana yang terlihat di Quickbooks karena mata uang nya sudah dalam bentuk dolar. Ending date diisi tanggal terakhir 31 January 2018. Dan tekan tombol start reconciing.

Tampilan selanjutkan akan seperti gambar (4). Agar semua transaksi cash in (deposit) dan cash out (payment)  terlihat, sebaiknya tekan tombol "reset statement ending date" yang tertulis disamping tanda segitiga. Selanjutnya beri tanda centang pada setiap transaksi payment dan deposit sampai "Different" menjadi nol. Jika Different nol artinya rekonsiliasi sudah selesai tetapi belum tentu benar, sebaiknya cek kembali apakah total biaya sudah sama dengan spreadsheets, misalnya $15,930.69 adalah total biaya atau uang keluar (cash out) yang terjadi pada bulan January 2018 untuk proyek ini dan $16.911.08 adalah total uang masuk (cash in) proyek ini di bulan January 2018. Jika total biaya yang terlihat pada saat rekonsiliasi sudah sama dengan spreadsheets dan different menunjukkan nilai Nol, maka rekonsiliasi tersebut berhasil. Dan terakhir tekan tombol Finish now.

 

gambar (4)

 

gambar (5)

 Tampilan gambar (5) bahwa rekonsiliasi sudah berhasil.