Grant Konsultan: Kelengkapan Dokumen Laporan Keuangan pada Non Profit Organization

Secara umum, kegiatan pengeluaran kas (Cash Outflow) yang dilakukan oleh Organisasi Non Profit, terbagi dalam dua kategori yaitu:

1. Pengeluaran institusi seperti pengeluaran biaya gaji, biaya fringe & benefit, biaya IS (Institutional Cost) yaitu listrik, air dan komunikasi, biaya kantor (Office Supplies) serta biaya pemeliharaan kantor (Office Maintenance).

2. Pengeluaran kegiatan, biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan - kegiatan yang dilakukan program seperti kegiatan training, meeting, assessment dan travel yang biasanya dengan pengambilan uang muka, pertanggungjawaban uang muka ataupun klaim langsung setelah kegiatan dilakukan. Professional fee dan pengadaan barang dan jasa masuk juga dalam ketegori ini. 

Dalam proses pengeluaran biaya - biaya untuk dua kategori tersebut, diperlukan dokumen - dokumen pendukung yang harus dilengkapi sebelum pengeluaran kas dilakukan. Berikut dokumen - dokumen pendukung yang wajib dilampirkan.

Dokumen pendukung pembayaran gaji: 

1. Surat Perjanjian Kerja (SPK)
2. Approval
3. Timesheet

Dokumen pendukung pembayaran fringe dan benefit:

1. Billing
2. Kalkulasi (misalnya kalkulasi BPJS kesehatan, BPJS Tenaga Kerja, asuransi lainnya)

Dokumen pendukung pembayaran Operational Cost / Institutional Cost (IS) yaitu listrik, air, komunikasi, office maintenance, office supplies :

1. Invoice
2. Perhitungan persentase yang dibebankan ke program - Dalam prakteknya, pembayaran biaya - biaya Institutional Support (IS) dapat juga didasarkan pada budget yang disetujui bukan pada persentase. Contohnya invoice listrik kantor ABC bulan Agustus 2020 Idr 500.000, budget yang disetujui untuk program A adalah 300.000, maka yang dibayar tidak boleh melebihi 300.000 atau sesuai budget. Pembayaran juga dapat didasarkan pada persentase yang sudah ditetapkan. Contohnya persentase yang ditanggung oleh program A adalah 65%, maka biaya yang dibayarkan adalah 500.000 * 65% = 325.000. 

Dokumen pendukung pengambilan uang muka (advance request) kegiatan:

1. Voucher pengambilan advance
2. Term of Reference (ToR) kegiatan dan anggaran

Dokumen pendukung pertanggungjawaban uang muka kegiatan (advance settlement):

1. Fotocopy voucher pengambilan advance
2. Laporan penggunaan dana
3. Minute of Meeting (MoM)

Dokumen pendukung pengambilan uang muka perjalanan (travel advance request):

1. Pengajuan Travel Authorization (TA)
2. Voucher TA mengenai besaran perdiem dan biaya meals & incidental (M&I)
3. Approval dan surat tugas (TA)
4. ToR kegiatan / Undangan (bila ada)

Dokumen pendukung pertanggungjawaban uang muka perjalanan (travel settlement):

1. Cover depan berisi data aktual cost, langsung dilampiri nota
2. Copy Travel Authorization / Travel Advance
3. Bukti perjalanan lainnya (tiket asli, boarding pass)

Dokumen pendukung pembayaran professional fees:

1. Surat Perjanjian Kerja (SPK)
2. Timesheet/daftar hadir
3. Surat persetujuan pembayaran (output approval letter)
4. Bukti potong pajak (bila ada)

Dokumen pendukung pengadaan barang dan jasa:

1. Dokumen bidding
2. Surat keputusan pemenang (analisa bidding)

Bagi saya jika sedang mereview satu transaksi, apa yang dicari dari setiap transaksi yang terjadi, saya harus paham dari mana angka transaksi tersebut berasal, paham kronologi sampai angka itu muncul dari bukti - bukti transaksi yang ada.

Managing the Non-Profit Organization: Principles and Practices